1. Aceptación y partes
Al contratar, activar una cuenta, aceptar una invitación o utilizar CotiBit, la persona usuaria confirma que leyó y acepta estos Términos, la Política de Privacidad y, cuando corresponda, el Anexo de Tratamiento de Datos. Si actúa en nombre de una empresa, declara tener facultades suficientes para obligarla.
“Cliente” o “empresa” es la entidad que contrata CotiBit; “usuario” es la persona autorizada para operar su cuenta; “CotiBit”, “nosotros” o “proveedor” se refiere al servicio operado bajo la marca Ignite Studio. La identificación fiscal completa del proveedor constará en la orden, factura o documento comercial aplicable.
2. Alcance del servicio
CotiBit es una plataforma de software por suscripción para administrar empresas, usuarios, clientes, catálogos, cotizaciones, documentos, seguimiento comercial y flujos relacionados. Algunas funciones pueden depender del país, plan, configuración, estado de suscripción o integraciones habilitadas.
Las demostraciones, datos de ejemplo y estimaciones comerciales tienen fines ilustrativos. No garantizan resultados de venta, ahorro, aceptación de propuestas ni niveles específicos de ingreso. La descripción vigente del plan y la orden comercial forman parte del acuerdo.
3. Cuentas, roles y acceso por empresa
- Cada empresa recibe un espacio separado y puede contar con un subdominio de acceso.
- El owner administra la empresa, sus parámetros y usuarios; los demás roles tienen permisos limitados.
- El cliente debe proporcionar información correcta, mantenerla actualizada y proteger sus credenciales.
- Las cuentas son personales. No deben compartirse ni utilizarse para eludir límites del plan.
- El cliente notificará sin demora cualquier acceso, invitación o actividad que no reconozca.
El subdominio únicamente selecciona el contexto de empresa. La autorización real depende de la sesión, membresía, rol y controles de acceso. CotiBit puede redirigir al usuario al acceso correcto cuando detecte una empresa diferente.
4. Suscripción, cobro y renovación
El precio, moneda, frecuencia, usuarios incluidos, límites, vigencia, impuestos y forma de pago se muestran antes de contratar o constan en la orden comercial. Salvo que se indique expresamente lo contrario, los pagos cubren el periodo contratado y no son reembolsables una vez iniciado, sin perjuicio de derechos obligatorios aplicables.
CotiBit puede aceptar transferencia bancaria y, cuando estén configurados, otros proveedores de pago. Una pasarela externa opera bajo sus propias condiciones. Los pagos manuales requieren confirmación. Los impuestos y retenciones que correspondan se manejarán conforme a la documentación fiscal aplicable.
Los estados de suscripción pueden ser prueba, activa, vencida o suspendida. Una cuenta vencida puede recibir avisos y un periodo de gracia. Una cuenta suspendida quedará en modo de solo lectura hasta que se regularice, salvo las acciones mínimas necesarias para pago, exportación o soporte.
5. Uso permitido y restricciones
El cliente utilizará CotiBit únicamente para actividades lícitas y autorizadas. No podrá:
- cargar información obtenida sin autorización o que infrinja derechos de terceros;
- introducir malware, interferir con la seguridad o intentar acceder a otra empresa;
- extraer masivamente datos, hacer ingeniería inversa o copiar el servicio, salvo lo permitido por ley;
- usar la plataforma para fraude, suplantación, spam, discriminación o actividades ilícitas;
- eludir límites, suspensiones o controles técnicos;
- presentar como certificada una factura o información que no haya sido validada por la autoridad o certificador correspondiente.
Podemos investigar usos razonablemente sospechosos, limitar una función y preservar evidencia cuando sea necesario para seguridad, cumplimiento legal o protección de otras personas.
6. Datos y contenido de la empresa
El cliente conserva la titularidad y responsabilidad sobre los datos que incorpora: clientes, contactos, catálogo, precios, márgenes, cotizaciones, logotipos, facturas y demás documentos. Otorga a CotiBit una licencia limitada, no exclusiva y vigente durante el servicio para alojarlos, procesarlos, reproducirlos técnicamente y mostrarlos únicamente con el fin de prestar, proteger y mejorar el servicio.
El cliente declara que cuenta con bases legales, permisos y avisos suficientes para tratar y cargar esa información. CotiBit no revisa la exactitud comercial, contable, fiscal ni jurídica de cada registro. La relación respecto de datos de terceros se desarrolla en el Anexo de Tratamiento de Datos.
7. Funciones SAT, FEL y Factura Plus
Las funciones SAT están disponibles únicamente para empresas configuradas en Guatemala. CotiBit no es la Superintendencia de Administración Tributaria, un certificador de DTE, un contador ni un asesor tributario. La empresa debe verificar NIT, dirección, tipo de DTE, impuestos, ítems, totales y cualquier dato antes de emitir o certificar.
Factura Plus crea presentaciones visuales a partir de un PDF o XML adjunto. No modifica, reemplaza, recertifica ni prevalece sobre el DTE, XML o PDF certificado. Ante cualquier diferencia, el documento fiscal certificado es la fuente válida. El usuario debe revisar los datos extraídos antes de imprimir, guardar o compartir el formato.
8. Propiedad intelectual
CotiBit, su software, diseño, código, marcas, documentación, plantillas y elementos propios pertenecen al proveedor o a sus licenciantes. La suscripción concede un derecho limitado, revocable, no exclusivo e intransferible para usar la plataforma durante la vigencia contratada.
Los comentarios y sugerencias pueden utilizarse para mejorar el servicio sin revelar información confidencial ni atribuirlos públicamente sin permiso. Las marcas y contenidos de cada empresa siguen perteneciendo a sus respectivos titulares.
9. Disponibilidad, cambios técnicos y terceros
Buscamos mantener un servicio estable y seguro, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida. Puede haber mantenimiento, actualizaciones, fallos de internet, proveedores externos, fuerza mayor o eventos fuera de nuestro control. Procuraremos comunicar mantenimientos relevantes cuando sea razonable.
Integraciones como Supabase, Vercel, Resend, Calendly, WhatsApp y futuras pasarelas pueden cambiar o interrumpir sus servicios. CotiBit puede sustituir proveedores por alternativas funcionalmente equivalentes y actualizar la lista de subencargados.
10. Seguridad, confidencialidad y soporte
Aplicamos controles razonables como aislamiento por empresa, roles, sesiones, almacenamiento protegido y registros de auditoría. Ningún sistema es invulnerable; por ello, cliente y proveedor colaborarán ante incidentes y evitarán compartir credenciales o información innecesaria.
El personal autorizado tratará la información confidencial solo para prestar soporte, operar el servicio, atender instrucciones o cumplir obligaciones legales. Las sesiones de asistencia técnica requieren motivo, tienen duración limitada y conservan auditoría. El soporte no necesita conocer la contraseña del cliente.
11. Garantías y responsabilidad
CotiBit se presta conforme a la funcionalidad contratada. En la máxima medida permitida, no garantizamos que cada función sea adecuada para un propósito particular ni que los datos introducidos por el cliente sean correctos. La empresa es responsable de revisar cotizaciones, respaldar información crítica y conservar originales fiscales o contractuales exigidos por ley.
Salvo dolo, culpa grave, violación de confidencialidad o responsabilidad que legalmente no pueda limitarse, ninguna parte responderá por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de oportunidades. La responsabilidad agregada de CotiBit por reclamaciones vinculadas al servicio no excederá lo pagado por la empresa durante los seis meses anteriores al hecho que originó la reclamación.
12. Suspensión, cancelación y terminación
El cliente puede solicitar la cancelación conforme a su periodo contratado. Podemos suspender o terminar por falta de pago, riesgo de seguridad, uso prohibido, orden de autoridad o incumplimiento material, procurando aviso previo cuando la urgencia no lo impida.
Al finalizar, el acceso puede cesar. El cliente debe exportar oportunamente la información que necesite. Atenderemos solicitudes razonables de devolución o eliminación, sujetas a obligaciones fiscales, contractuales, de auditoría, seguridad y copias de respaldo. Las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir continuarán vigentes.
13. Modificaciones y comunicaciones
Podemos actualizar estos Términos por cambios legales, técnicos o comerciales. Publicaremos la fecha y, si el cambio es material, lo comunicaremos por un medio razonable antes de su entrada en vigor. El uso continuado después de la vigencia implica aceptación, salvo que la ley requiera consentimiento adicional.
Las comunicaciones operativas pueden enviarse por correo, dentro de la aplicación, al owner o por los datos de contacto registrados. El cliente debe mantenerlos actualizados.
14. Ley aplicable, reclamos y contacto
Estos Términos se interpretan conforme a las leyes de la República de Guatemala. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia. Cuando sea aplicable una relación de consumo, el usuario conserva sus derechos y puede acudir a la Dirección de Atención y Asistencia al Consumidor (DIACO) u otra autoridad competente.
Contacto de CotiBit: WhatsApp +502 4278-6725. Las notificaciones formales también podrán dirigirse a los datos indicados en la orden, factura o contrato comercial.